Inventario de productos
Descripción general
El módulo Inventarios dentro del Catálogo de Productos permite gestionar, monitorear y actualizar el estado de los productos según su disponibilidad real, consumo o movimiento dentro del comercio.
A través del Reporte de inventario, es posible conocer con precisión cuántas unidades se encuentran disponibles, vendidas, dañadas, vencidas o en diferentes estados operativos.
Este control garantiza un manejo eficiente del stock y evita inconsistencias entre la cantidad física y la registrada en el sistema.
Acceso al módulo
- Ingresar al Catálogo de Productos.
- Hacer clic en el botón Configuraciones (ubicado en la parte superior derecha).
- Seleccionar la primera opción del menú: Reporte de inventario.
Desde esta sección se puede visualizar y gestionar el inventario de todos los productos registrados, segmentados por tipo de producto (simples, con medidas o con combinaciones).
Estados del inventario
Cada producto dentro del sistema puede clasificarse en distintos estados, los cuales representan su condición o ubicación actual.
Los estados disponibles son:
- Disponible: productos listos para la venta.
- En SmartPost: productos apartados en cuentas pero aún no vendidos.
- Vendido: productos que ya fueron comercializados.
- Dañado: artículos deteriorados o con defectos.
- Extraviado: productos perdidos o no localizados.
- Consumo interno: unidades utilizadas dentro del negocio.
- Cortesía: productos entregados sin costo.
- Cambiado por proveedor: unidades reemplazadas.
- Vencido: productos caducados.
- Devuelto al proveedor: unidades retornadas por defecto o vencimiento.
El sistema permite transferir productos entre estos estados de manera manual según las necesidades de control.
Transferencias entre estados
Ejemplo general
Supongamos que existen 400 unidades de un producto registradas como disponibles.
Si una de ellas se daña, se puede transferir una unidad del estado “Disponible” al estado “Dañado” siguiendo estos pasos:
- En el reporte de inventario, ubicar el producto correspondiente.
- En la fila del estado Disponible, seleccionar el botón Transferir.
- Elegir el nuevo estado de destino (por ejemplo, Dañado).
- Indicar la cantidad a transferir (por ejemplo, 1).
- Presionar Transferir ahora.
El sistema ajustará automáticamente las existencias, mostrando 399 unidades disponibles y 1 dañada.
El mismo procedimiento se aplica para otros estados como Vencido, Cortesía o Consumo interno.
Gestión de inventario según tipo de producto
1. Productos simples
En los productos simples, el inventario se maneja de forma directa por unidades totales.
Se puede transferir la cantidad deseada entre estados sin necesidad de definir medidas adicionales.
Por ejemplo: mover una unidad a “Dañado” o “Vencido” reducirá automáticamente el stock disponible.
2. Productos con medidas
El funcionamiento varía dependiendo de cómo se haya configurado la medida del producto (por ejemplo, por galones, litros, onzas, etc.).
Ejemplo:
Si el producto está configurado por galones, y existen 10 galones disponibles:
- Se puede transferir 1 galón al estado “Vendido”.
- El inventario mostrará 9 galones disponibles.
Además, el sistema permite transferencias parciales utilizando otras unidades de medida derivadas del producto principal, como litros u onzas:
- Transferir 1 litro a “Consumo interno” ajustará el stock automáticamente (por ejemplo, quedando 8.64 galones disponibles).
- Transferir 50 onzas líquidas a “Cortesía” disminuirá proporcionalmente la cantidad general.
Este sistema de conversión automática mantiene precisión en los movimientos sin necesidad de cálculos manuales.
3. Productos con combinaciones
En los productos con combinaciones, el inventario se administra por variación individual, de acuerdo con los atributos creados (por ejemplo, color y tamaño).
Ejemplo:
Un producto Guantes de látex puede tener las variaciones:
- Guantes celestes grandes
- Guantes celestes pequeños
- Guantes negros
Cada variación posee su propio inventario.
Para modificar o transferir unidades entre estados:
- Seleccionar la variación específica.
- Hacer clic en Transferir stock.
- Indicar el estado actual (por ejemplo, Disponible).
- Seleccionar el estado de destino (por ejemplo, Dañado).
- Ingresar la cantidad a transferir y confirmar la operación.
Ejemplo práctico:
Si existen 14 unidades de Guantes celestes grandes y se transfieren 4 al estado Dañado, el sistema mostrará:
- 10 disponibles.
- 4 dañadas.
De esta forma, cada variación se controla de manera independiente, sin afectar al resto del producto.
Buenas prácticas para el control de inventarios
- Mantener actualizado el inventario realizando transferencias cada vez que haya movimientos físicos de productos.
- Revisar periódicamente los estados “Vencido” y “Dañado” para mantener un registro confiable.
- Utilizar las unidades de medida correctas para evitar inconsistencias (en productos con medidas).
- Evitar cambios directos en cantidades sin registrar la transferencia correspondiente.
Conclusión
El módulo Inventarios centraliza el control y los movimientos de stock de todos los productos del catálogo.
Su correcta utilización garantiza información precisa, evita pérdidas no registradas y mejora la trazabilidad de los productos.
Cada tipo de producto (simple, con medidas o con combinaciones) cuenta con su propio método de administración, lo que permite un control integral adaptado a la realidad operativa de cada comercio.