Esta guía forma parte del ecosistema Heytics Suite y tiene como objetivo mostrar paso a paso cómo utilizar la sección de Egresos del módulo SmartFinance para registrar gastos, administrar cuentas por pagar, vincular proveedores y controlar pagos.

1. Acceso a Egresos y Por Pagar

Desde el panel principal de Heytics Suite:

• Haz clic en el ícono de SmartFinance del menú lateral izquierdo.
• Selecciona la opción Mis gastos.
• Accede a las pestañas, Egresos o Por pagar según lo que desees gestionar.

2. Registrar un nuevo gasto

Desde la vista principal de gastos:

1. Haz clic en el botón Nuevo gasto.
2. Completa el formulario en dos pasos según el tipo de cuenta:

Detalles del gasto:

• Tipo de cuenta: selecciona si es Contado o Crédito.
• Ingresa la fecha de la factura.
• Selecciona un proveedor (obligatorio).
• Selecciona el tipo de gasto (obligatorio) según la categoría contable.
• Adjunta evidencia (opcional): puedes subir archivos JPG o PNG.
• Completa los campos de subtotal, impuestos y descripción.

Información de crédito:

• Define la fecha límite de crédito.
• En la pestaña Abonos, puedes registrar pagos parciales especificando el monto abonado y la fecha de abono.

3. Visualización y filtros de egresos

Desde la pestaña Egresos:

• Consulta los gastos registrados con filtros por fecha, proveedor o categoría.
• El sistema muestra un resumen del total de egresos del periodo seleccionado.
• Cada registro detalla: tipo de gasto, proveedor, fecha, monto y acceso a detalles.

4. Gestión de cuentas por pagar

Desde la pestaña Por pagar:

• Visualiza el total de cuentas pendientes y su estado de vencimiento.
• Cada línea muestra la categoría, proveedor, vencimiento (en días), fecha de crédito, total y saldo.
• Puedes hacer clic en Ver más para editar, registrar abonos o eliminar.

5. Edición, abonos y eliminación

• Haz clic en Ver más para acceder al detalle de un gasto registrado.
• En la pestaña Abonos, agrega pagos parciales según la programación de crédito.
• Si es necesario, haz clic en Eliminar (acción permanente).
• Puedes editar cualquier campo siempre que el gasto no esté totalmente abonado.

📹 Video paso a paso: Gestión de egresos y cuentas por pagar

En este video te mostramos en detalle cómo crear, editar y gestionar gastos y cuentas por pagar dentro del módulo SmartFinance.

✅ Recomendaciones

• Mantén actualizada la lista de proveedores y tipos de gastos para facilitar el registro.
• Utiliza la función de abonos para llevar un control detallado de las deudas pendientes.
• No olvides filtrar por periodos para revisar el flujo de egresos históricos o planificar pagos próximos.

❓ Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si no registro un proveedor?
El gasto no podrá ser guardado. El proveedor es obligatorio para control financiero y trazabilidad.

¿Puedo registrar un gasto sin adjuntar evidencia?
Sí. La evidencia es opcional, pero se recomienda especialmente para gastos de crédito.

¿Qué sucede si no registro un abono a tiempo?
El sistema mostrará la cuenta como vencida y afectará el saldo de cuentas por pagar.

¿Puedo editar un gasto después de guardado?
Sí, siempre que no esté completamente abonado. Puedes cambiar proveedor, tipo de gasto o monto.