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SmartPOS

¿Cómo generar una cotización?

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El módulo Cotizaciones permite generar, administrar y actualizar propuestas comerciales directamente desde SmartPost.
Desde esta función se pueden crear cotizaciones basadas en servicios y productos seleccionados, agregando observaciones, visualizando versiones, gestionando estados y convirtiendo una cotización en venta cuando el cliente la acepta.

Este módulo facilita el proceso previo a la venta, permitiendo mantener control y seguimiento de cada propuesta emitida.

Crear una cotización desde SmartPost

Paso 1: Abrir una nueva cuenta

  1. Ingresar a SmartPost.
  2. Hacer clic en Nueva transacción.
  3. Seleccionar Abrir cuenta.

Esto crea una cuenta en blanco desde la cual se generará la cotización.

Seleccionar o agregar cliente

Opción 1: Escribir manualmente

Ingresar el nombre y datos del cliente directamente en la cuenta.

Opción 2: Seleccionar desde CRM

  1. Hacer clic en Seleccionar cliente.
  2. Buscar el cliente dentro del CRM.
  3. Seleccionarlo.

El cliente quedará vinculado a esta cotización.

Agregar ítems (servicios o productos)

Como en una venta normal:

  1. Buscar el servicio o producto.
  2. Hacer clic en Vincular.
  3. Agregar todos los ítems que se incluirán en la propuesta.

Ejemplo del video:

  • Servicio: Evaluación.
  • Producto: un ítem del catálogo.

También se puede asignar atención (profesional) si aplica.

Generar la cotización

Una vez añadidos los ítems:

  1. En lugar de “Generar venta”, hacer clic en Cotizar (botón a la izquierda).
  2. Se abrirá una vista previa con:
    • Resumen de la cotización.
    • Cantidad de ítems.
    • Visualización del documento en pantalla.

Si falta algo

Hacer clic en Regresar, ajustar los ítems y volver a presionar Cotizar.

Completar datos y observaciones

Dentro de la pantalla de cotización:

  • Revisar o cambiar el cliente.
  • Cambiar la atención si corresponde.
  • Agregar observaciones, que aparecerán como “Notas” en la cotización final.

Todo lo ingresado se reflejará en la vista previa del documento.

Crear cotización

Cuando todo esté revisado:

  1. Hacer clic en Crear cotización.
  2. El sistema confirmará la creación del documento.

Al finalizar, se muestran tres opciones:

1. Entendido

Regresa a SmartPost.

2. Nueva cuenta

Abre una nueva cuenta en blanco.

3. Enviar cotización

Envía la cotización directamente al correo del cliente.
El email se autocompleta con la dirección registrada en el CRM.

Imprimir o descargar cotización

Imprimir

  1. Clic en Imprimir.
  2. Elegir tamaño de impresión (ej.: carta 8.5 × 11).
  3. Seleccionar impresora y confirmar.

Descargar

Permite obtener el archivo para enviarlo por WhatsApp, correo u otro medio externo.

Ver detalles de la cotización

El botón Ver detalles permite acceder al documento completo:

  • Ítems
  • Observaciones
  • Cliente
  • Atención
  • Totales
  • Impuestos
  • Precio final

Acceder a la pantalla general de cotizaciones

  1. Ir a SmartFinance.
  2. Seleccionar la pestaña Cotizaciones (última del grupo Ingresos).

Aquí se muestran todas las cotizaciones filtradas por:

  • Mes actual (vista predeterminada)
  • Periodos anteriores (hasta 24 meses)

Lista de cotizaciones: columnas

La tabla muestra:

  • Fecha (día y hora de creación)
  • Número de secuencia
  • Cliente
  • Colaborador que creó la cotización
  • Total
  • Estado

Descargar listado en Excel

Desde la misma pantalla:

  1. Clic en Descargar.
  2. Se genera un archivo Excel con todas las cotizaciones del periodo seleccionado.

Ideal para reportes, seguimiento y respaldo contable.

Estados de una cotización

Una cotización puede tener varios estados según su uso:

1. En espera

Estado inicial al crearla.

2. Declinada

Cuando el cliente no acepta la propuesta.

3. En SmartPost

Cuando la cotización quedó como una cuenta abierta sin procesar ni declinar.

4. Transaccionada

Cuando la cotización fue convertida en una venta.

Actualización de cotizaciones (Versionado)

Al editar una cotización:

  1. Entrar en Ver más.
  2. Hacer clic en Editar (abre la cuenta con los ítems).
  3. Agregar o eliminar ítems.
  4. Clic en Actualizar cotización.

El sistema genera automáticamente una nueva versión.

Ejemplo del video:

  • Versión 1: Total $33.14
  • Versión 2: Total $58.14 (después de agregar más ítems)

Todas las versiones quedan registradas cronológicamente.

Declinación de una cotización

Desde el detalle:

  1. Hacer clic en Declinar.
  2. Confirmar acción.

La cotización cambiará su estado a Declinada.

Conversión a venta (Transaccionada)

  1. Abrir la cotización.
  2. Hacer clic en Generar venta.
  3. Procesar la venta como cualquier transacción en SmartPost:
    • Seleccionar método de pago
    • Cobrar
    • Finalizar

Una vez procesada, la cotización cambia a estado Transaccionada.

Conclusión

El módulo Cotizaciones permite crear, editar, enviar, imprimir, declinar y convertir propuestas en ventas desde SmartPost.
Además, ofrece un historial de versiones y la posibilidad de exportar reportes completos, garantizando control total sobre el proceso de presupuestación del comercio.

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